Yleinen eka vastaus on usein: ”Haluamme päästä eroon manuaalisesta tiedonsyötöstä.”

Kannattaa tunnistaa konkreettiset kipupisteet:

• Miten ja mistä tarvittava tieto löytyy tällä hetkellä?
• Meneekö aikaa nimikkeiden manuaaliseen luontiin?
• Käytetäänkö tuotannossa joskus vanhaa revisiota?
• Viivästyvätkö hankinnat puutteellisten tietojen vuoksi?
• Onko dokumenttien löytäminen hidasta?

Mitä tarkemmin ongelmat tunnetaan, sitä helpompi integraatiolle voidaan määrittää onnistumiskriteerit.

2. Kuka tarvitsee tietoa ERP-järjestelmässä?

Suunnittelun tuottamaa tietoa hyödyntävät yleensä monet eri osastot:

• hankinta
• tuotanto
• varasto
• huolto
• projektinhallinta
• dokumentaation hallinta

Kun käyttäjät ja käyttötarkoitukset tunnistetaan etukäteen, voidaan määrittää mitä tietoa siirretään ja missä muodossa.

3. Mitkä ovat suurimmat nykyiset hukat?

Ennen integraatiota kannattaa mitata nykytilaa. Kuinka paljon aikaa kuluu esimerkiksi:

• PDF-tiedostojen luontiin?
• STEP-tiedostojen vientiin?
• dokumenttien lataamiseen ERP:iin?
• nimikkeiden perustamiseen?
• revisioiden päivittämiseen?

Nämä luvut toimivat myöhemmin integraation tuottamien hyötyjen mittareina.

4. Mikä järjestelmä on tiedon pääjärjestelmä?

Yksi tärkeimmistä päätöksistä on määritellä tiedon omistajuus.

• luodaanko nimike CAD-järjestelmässä?
• hallitaanko revisioita PDM-järjestelmässä?
• voiko ERP muokata kuvauksia tai muita kenttiä CAD:iin?

Jos samaa tietoa voidaan muokata useassa paikassa ilman selkeitä sääntöjä, ongelmat alkavat nopeasti kertautua.

5. Mitä tietoa todella siirretään?

Monessa projektissa huomataan vasta myöhemmin, ettei ERP:ssä olekaan kaikkia tarvittuja kenttiä. Tyypillisiä siirrettäviä tietoja ovat:

• nimikenumero
• kuvaus
• materiaali
• massa
• revisio
• tekijätiedot ja päivämäärät

Samalla kannattaa arvioida tarvitaanko tietojen muunnoksia. Esimerkiksi CAD:ssa käytetty arvo voi vaatia eri esitysmuodon ERP:ssä.

6. Miten tuoterakenne käsitellään?

Tuoterakenne eli BOM (Bill of Materials) on usein integraation tärkein osa. Mutta millainen BOM tarvitaan? Tuoterakennetta voi miettiä eri kanteilta

• valmistusrakenne
• varaosarakenne
• hankintarakenne
• hitsausrakenteet
• levyosat

Mitä tarkemmin rakenne määritellään etukäteen, sitä vähemmän yllätyksiä tulee käyttöönotossa.

7. Miten revisiot toimivat?

Eri yrityksissä revisioita hallitaan hyvin eri tavoin. On tärkeää päättää esimerkiksi:

• korvaako uusi revisio vanhan?
• säilytetäänkö kaikki revisiot ERP:ssä?
• tarvitaanko täydellinen jäljitettävyys?

Joillain toimialoilla jäljitettävyys ja kaikki historiatieto voi olla kriittinen vaatimus.

8. Käytetäänkö kokoonpanokonfiguraatioita?

SOLIDWORKS-käyttäjille tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä.

Konfiguraatiot voivat tarkoittaa esimerkiksi:

• eri pituuksia
• eri kokoja
• vaihtoehtoisia rakenteita
• Toolbox-komponentteja

Integraation täytyy ymmärtää, milloin kyseessä on sama tuote eri näkymällä ja milloin täysin eri nimike.

9. Onko olemassa erityistapauksia?

Todellisessa maailmassa vastaan tulee lähes aina poikkeuksia:

• ostokokoonpanot
• virtuaalirakenteet CAD-mallissa
• referenssikomponentit
• pakkausmateriaalit
• liimat ja tarvikkeet

Nämä kannattaa tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa.

10. Mitä dokumentteja halutaan siirtää?

Pelkkä nimike ei useinkaan riitä.

Tarvitaanko lisäksi:

• PDF-piirustukset
• STEP-tiedostot
• DXF-tiedostot
• MBD-data
• esikatselukuvat

Dokumenttien hallinta kannattaa suunnitella osaksi kokonaisuutta alusta lähtien.

11. Kuinka hyvässä kunnossa nykyinen data on?

Tämä on usein projektin vaikein vaihe. Integraatio ei korjaa puutteellista dataa.

Jos vanhoista tiedostoista puuttuu:

• materiaali
• kuvaus
• nimikenumero
• revisiotiedot

joku joutuu täydentämään ne.

Monessa projektissa suurin työmäärä ei synny integraation rakentamisesta vaan lähtödatan siivoamisesta.

12. Mikä yksilöi nimikkeen?

Järjestelmien täytyy tunnistaa varmasti, että kyseessä on sama tuote.

Yksilöivänä tunnisteena voidaan käyttää esimerkiksi:

• nimikenumeroa
• tiedostonimeä, erityisesti tässä otettava huomioon tiedoston sisällä olevat konfiguraatiot
• erillistä tunnistekenttää

Tärkeintä on, ettei tunniste muutu elinkaaren aikana.

Yhteenveto: onnistunut integraatio alkaa määrittelystä

Mitä paremmin yritys tunnistaa omat toimintatapansa, datan omistajuuden ja tiedonkulun tarpeet ennen toteutusta, sitä nopeammin integraatiosta saadaan konkreettisia hyötyjä:

• vähemmän manuaalista työtä
• vähemmän virheitä
• parempi revisiohallinta
• nopeampi tiedonkulku
• parempi jäljitettävyys

Integraation tavoite ei ole automatisoida kaikkea kerralla. Usein paras lopputulos saavutetaan rakentamalla ensin toimiva perusratkaisu ja laajentamalla automaatiota kokemusten karttuessa.

Suunnitteletteko SOLIDWORKS-, PDM- tai ERP-integraatiota? Ota yhteyttä AIPWorksin asiantuntijoihin, niin käydään yhdessä läpi, millainen tiedonkulku palvelee juuri teidän prosessejanne.